FAQ – veelgestelde vragen
Voorafgaand aan de beurs
Waar kan ik mij inschrijven? ↓
Dat kan via onze online inschrijfmodule. Je kunt dan ook – zo je wilt – allerlei zaken meteen mee bestellen.
Hoe kan ik inloggen in mijn account? ↓
Het account is te bereiken via deze link (of via het top-menu deze site). Vul het e-mailadres in welke je hebt opgegeven bij je inschrijving en het ontvangen wachtwoord.
Is het deelnemerspakket verplicht? ↓
Ja, dit is verplicht. Je krijgt hiervoor:
- toegangskaarten voor de standbemanning (aantal op basis van standgrootte)
- promotiemateriaal om je deelname aan de beurs te communiceren
- naamsvermelding op alle deelnemerslijsten
- uitnodigingskaarten voor je relaties (aantal op basis van standgrootte).
Bij wie kan ik terecht met vragen? ↓
Via onze mail of telefonisch 031 20 2805544.
Hoe kan ik een offerte aanvragen? ↓
Via . Geef duidelijk aan om hoeveel vierkante meters het gaat en of je eigen standbouw of uniforme standbouw wilt.
Mag ik mijn eigen stand meenemen? ↓
Zeker, mits het standonderwerp uiterlijk 15 december wordt aangeboden via . Je betaalt in dat geval alleen voor het vloeroppervlak en – indien nodig – stroom. We vragen wel dat je stand voorzien is van een achterwand en vloerbedekking. Vergeet ook de verlichting niet: een goed verlichte stand valt beter op.
Kan ik zaken bestellen die niet in de webshop (zie de inschrijfmodule) staan? ↓
Dat is mogelijk. Neem hiervoor contact op met .
Ik heb maar weinig oppervlak nodig. Is alleen een tafel ook voldoende voor deelname? ↓
Voor kleinere exposanten zijn er budgetvriendelijke plekken in de verzamelpaviljoens. Je krijgt daar een houten balie, een stoel, stroom voor een laptop en een achterwand (192 cm breed x 250 cm hoog). Alleen een tafel wordt niet als volwaardige stand beschouwd.
Kan ik twee plekken afnemen in de verzamelpaviljoens? ↓
Nee, een bedrijf of organisatie kan maar één plek afnemen. Wil je groter staan, dan is een standaard stand (3×3 m) een mooie optie.
Wat is de afmeting van een unit van een verzamelpaviljoen? ↓
De afmetingen staan in deze pdf.
Tot wanneer kan ik mij inschrijven? ↓
Er is geen exacte deadline, maar het advies is om dit uiterlijk twee maanden voor aanvang van het event te doen in verband met de beschikbare plaatsen op de plattegrond.
Kan ik zelf mijn stand uitkiezen op de plattegrond? ↓
Nee, we hebben geen vastomlijnde plattegrond waarop exposanten een stand kunnen uitkiezen. Wel houden we zoveel als mogelijk rekening met de wensen van exposanten wat betreft standlocatie.
Wat zijn de openingstijden voor bezoekers? ↓
Utrecht: vrijdag, zaterdag van 10.00 tot 17.00 uur en zondag van 10.00 tot 15.00 uur.
Gent: zaterdag en zondag van 10.00 tot 17.00 uur.
Ik heb een vraag over het bestellen van artikelen. ↓
Neem hiervoor contact op met . Voor zaken die in de webshop Jaarbeurs zijn besteld:
of +31(0)30 295 29 99
Hoe kan ik opbouwkaarten bestellen voor de standbouwers? ↓
Extra opbouwkaarten kun je bestellen in je account. Vergeet niet alle info over opbouw en afbouw te delen met de standbouwer!
Hoe bestel ik extra deelnemerskaarten voor exposanten?
Extra deelnemerskaarten kun je bestellen in je account.
Hoe bestel ik uitnodigingskaarten voor mijn relaties? ↓
Uitnodigingskaarten kun je bestellen in je account.
Hoe kan ik tapijt, balies, stoelen, elektriciteit, internetaansluiting en andere zaken voor mijn stand bestellen? ↓
Dit kan via je account.
Ik heb een uniforme stand. Hoe kan ik daarin iets ophangen? ↓
Op de systeemwanden kun je dubbelzijdig tape, plakband en dergelijke gebruiken om posters en ander decoratiemateriaal te bevestigen. Verwijder na afloop het plakband en eventuele andere materialen zodat de wanden schoon worden achtergelaten.
Het is absoluut verboden om spijkers, punaises en dergelijke op de wanden te gebruiken, bij beschadiging van de wanden zullen de herstelkosten in rekening worden gebracht.
Ik wil graag extra exposure voor mijn stand. ↓
Neem hiervoor contact op met .
Is elektriciteit aanwezig in mijn stand? ↓
Nee, dit is niet standaard aanwezig. Bij een compleet ingerichte stand is wel 3,5 kW elektra aanwezig, en bij de verzamelpaviljoens is ook een elektrapunt beschikbaar.
Hoe kan ik elektra bestellen? ↓
Voor stands in Utrecht kun je hiervoor terecht in de webshop van de Jaarbeurs. Mail voor stands in Gent naar of bestel dit rechtstreeks in je account.
Hoeveel elektra heb ik nodig? ↓
Een aansluiting met een vermogen van 3 kW is voldoende voor apparatuur zoals:
- laptop
- beamer
- diaprojector
- enkele extra lampen
- een waterkoker of koffiezetapparaat voor eigen gebruik
- grotere waterkoker
- stofzuiger etc.
Wil je meerdere apparaten tegelijk aansluiten, dan is een hoger vermogen verstandig.
Let op: bij de aansluiting van een koelkast is continustroom noodzakelijk.
Wat is de maximale hoogte van een stand? ↓
Dit is ter beoordeling van de organisatie. Het standontwerp dien je in alle gevallen vooraf aan ons voor te leggen.
Kan ik promotie- en standmateriaal via kabels aan het dak van de hal bevestigen? ↓
Ja, dat is mogelijk, het ophangen volgens deze methode noemen we rigging.
Rigging is in de Jaarbeurshallen mogelijk, maar niet op alle plekken in de hallen. Bestellen kan via de Jaarbeurs webshop. Zodra de Jaarbeurs haar webshop heeft geopend, kun je door middel van het aanmaken van een eigen account inloggen en de bestelling(en) plaatsen. Vanaf één week voor de beurs is bestellen enkel nog mogelijk per e-mail via of telefonisch via +31(0)30 295 2999
Ook in Gent is rigging mogelijk. Uitzonderingen zijn de ‘no rigging zones’, die zich in de buurt van de ingang bevinden. Je kunt rigging aanvragen via je account.
Ik wil mijn standruimte, standlocatie en bestellingen controleren. Hoe doe ik dat? ↓
Standruimte en bestellingen controleer je na inloggen in je account. Je standlocatie is bekend nadat de plattegrond gereed is. Hierover ontvang je bericht. Daarnaast vind je je locatie ook terug in de deelnemerslijst op de website.
Ik wil voor aanvang van de beurs materiaal opsturen naar de beurshallen, dat bij mijn stand moet worden afgeleverd. Hoe regel ik dat? ↓
Zie te zijner tijd de huishoudelijke mededelingen voor Utrecht en Gent.
Wat zijn de op- en afbouwtijden? ↓
Zie te zijner tijd de huishoudelijke mededelingen voor Utrecht en Gent.
Tijdens de beurs
Ik huur een unit in een verzamelpaviljoen, hoeveel ruimte is beschikbaar voor het bevestigen van posters en ander promotiemateriaal? ↓
Zie hiervoor de pdf over standbouw.
Mag ik spijkers gebruiken om materiaal aan panelen in een standaard stand te bevestigen? ↓
Nee, dit is absoluut verboden!
Hoe kan ik de locatie van mijn stand vinden op de plattegrond? ↓
Zodra dit bekend is sturen wij je een standnummer. Dit nummer bestaat uit een getal dat de hal aangeeft, een letter en een cijfer welke de locatie aanduiden volgens een coördinatensysteem.
Moeten standbouwers zich aanmelden als ze de stand gaan opbouwen? ↓
Nee, als ze beschikken over de opbouwkaarten – in print of digitaal – is aanmelding niet nodig.
Is er aparte catering voor exposanten? ↓
Ja. Kijk hiervoor in de huishoudelijke mededelingen die je vóór de beurs krijgt toegestuurd.
Kan ik een presentatie geven tijdens de beurs? ↓
Dat kan; exposanten kunnen voor dit doel een lezingzaal huren. De beschikbaarheid is echter beperkt, dus we raden aan om je verzoek op tijd in te dienen, bij voorkeur vóór 1 oktober.
Heeft de beurs een Vakdag? ↓
De dag voorafgaand aan de Fiets en Wandelbeurs in Utrecht organiseren we de International Bike & hike Tourism Conference (IBTC). Kijk voor meer info op www.ibtconference.com.
Mag ik eten of drinken uitdelen op de stand? ↓
Jaarbeurs: Alleen in het geval van een kleine proeverij. Neem hiervoor contact op met .
Gent: Alleen een kleine proeverij is toegestaan.
Kan ik met de auto materiaal bij de stand afleveren? ↓
Jaarbeurs: Je dient je minimaal 48 uur van tevoren te registreren in het Voertuig Registratie Systeem (VRS) van DB Schenker om een tijdslot te boeken. Kijk voor de regeling op de site van www.jaarbeurs.nl.
Het is verboden om na het lossen het voertuig te parkeren op het laad- en losterrein. Ook mogen losgekoppelde trailers en aanhangwagens niet op de Jaarbeurs-terreinen achter worden gelaten.
LET OP: overschrijd je de laad- en lostijd dan kan dit geld kosten, let dus goed op!
Op donderdag kun je niet meer met een auto de hal inrijden, de haldeuren zijn dan dicht. Transporteer (zware) goederen op deze dag met behulp van bijvoorbeeld een trolley of steekwagen.
Gent: Ja, dit is mogelijk op vertoon van je opbouwkaart. Na lossen moet er op P1 worden geparkeerd. De vrachtwagen of auto mag niet in de hal blijven staan!
Kan ik bij de Jaarbeurs parkeren? ↓
Tijdens beursdagen kun je parkeren op P2 of P4. Bestel hiervoor parkeerkaarten via de webshop van de Jaarbeurs. Log daarbij in met de gegevens van je account bij Jaarbeurs.
Kan ik bij Flanders Expo in Gent parkeren? ↓
Ja op P1. Betalen kan bij de parkeerwachter.
Waar kan ik tijdens de beurs met vragen terecht? ↓
In de organisatiekamer. De locatie van deze kamer wordt aangegeven in de huishoudelijke mededelingen.
Na afloop van de beurs
Wanneer kan ik beginnen met het afbreken van de stand? ↓
Direct na sluiting van de beurs kun je in Utrecht om 15:00 uur beginnen met de afbouw, in Gent om 17.00 uur. Heb je eigen standbouw, dan moet er in Utrecht voor 17.00 uur gestart zijn met het afbreken van de stand. Voor Gent is dat 19.00 uur. Uniforme standbouw moet direct na afloop van de beurs leeg worden gehaald.
Voor beide beurzen geldt dat je tot 23.00 de tijd hebt om af te breken. Hierna moeten de hallen leeg zijn.
Kan ik na afloop van de beurs mijn spullen ’s nachts opslaan? ↓
Dit kan bij de firma DB Schenker. Zij slaan deze voor je op. Neem hiervoor contact op met:
Jaarbeurs: of +31(0)30 295 29 99,
Flanders Expo Gent: .
Overige vragen
Er is gestolen van mijn stand, wat moet ik doen? ↓
Doe aangifte bij de politie en zorg ervoor dat je een goede verzekering hebt afgesloten.
Wat moet ik doen als mijn stand beschadigd is? ↓
Gedurende het event en de opbouw- en demontageperiode dien je te beschikken over een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.
Kan ik mijn factuur na afloop van de beurs betalen? ↓
Nee, de factuur moet vooraf betaald zijn.
Ik heb vragen over mijn factuur. ↓
Neem hiervoor contact op met
of als je een factuur van de Jaarbeurs hebt ontvangen met +31(0)30 295 29 99 of .
Ik wil annuleren. ↓
Annuleren door een deelnemer kan uitsluitend schriftelijk door middel van een aangetekende brief aan de organisator. De datum van het poststempel geldt als annuleringsdatum. Bij annulering zijn de onderstaande annuleringskosten verschuldigd:
- bij annulering van een rebook- of vroegboekinschrijving: 100% van het totale factuurbedrag inclusief btw.
- Bij annulering ten minste 18 weken vóór aanvang opbouw EN binnen 14 dagen na factuurdatum: 50% van het totale factuurbedrag inclusief btw.
Voor Utrecht is dat 8 oktober 2025, voor Gent 23 oktober 2025
- ten minste 14 weken vóór aanvang opbouw: 75% van het totale factuurbedrag inclusief btw. Voor Utrecht is dat 30 oktober 2025, voor Gent 20 november 2025.
- bij annulering op of na deze datums: 100% van het totale factuurbedrag inclusief btw.
